En el presente artículo, el equipo de Law Working Group- Legal Services, abogados y asesores, va a tratar un tema que, a pesar de llevar un tiempo vigente en el mundo laboral y empresarial, a la hora de la práctica, todavía siguen surgiendo algunas dudas relativas a su cumplimiento y a la importancia real que se desprende de realizar un correcto calendario laboral y registro de la jornada de trabajo.
¿Qué es el calendario laboral?
El artículo 34.6 del Estatuto de los Trabajadores establece como obligación de los empresarios la de exponer de manera anual un calendario laboral a sus trabajadores, de manera que esté accesible y visible para que estos puedan conocer toda la información relativa con su puesto de trabajo.
Dicho calendario debe ser reemplazado cada año y debe contener tanto el horario laboral como la distribución anual de los días de trabajo, festivos, descansos semanales o entre jornadas y otros días inhábiles, teniendo en cuenta la jornada máxima legal o, en su caso, la pactada.
También se puede incluir el periodo de disfrute de vacaciones en caso de ser el mismo para toda la plantilla.
De todos modos, son los convenios colectivos, generalmente, los encargados de desarrollar cómo, cuándo y qué ha de contener el calendario laboral, fijando incluso una fecha determinada en la que debe darse la debida publicidad para que todos los trabajadores de la empresa conozcan el calendario laboral.
¿Qué es el registro de jornada laboral?
De igual forma y desde la entrada en vigor del Real Decreto 8/2019, de 8 de marzo de 2019, se estableció también la obligación a todas las empresas de registrar la jornada de trabajo de todos sus trabajadores de manera individual.
Y sí, la obligación de llevar a cabo un registro de jornada laboral afecta a todos los trabajadores y empresas, independientemente del tamaño o sector, salvo las relaciones especiales, que estarán a lo que diga su propia normativa.
En el caso de las Empresas de Trabajo Temporal (ETT), serán las empresas en las cuales se desarrollan el trabajo las obligadas a llevar a cabo el registro de la jornada.
De esta manera, el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores indica que el empresario debe facilitar a todos sus trabajadores los medios necesarios para que cada uno de ellos registre diariamente su jornada laboral, incluyendo el horario concreto de inicio y finalización de la jornada.
Por lo tanto, se pueden extraer algunas apreciaciones:
- El registro debe ser diario. No es válido un registro de carácter semanal o mensual, sino que tiene que indicar día por día la jornada realizada por cada trabajador.
- El registro tiene que ser al inicio y al fin de la jornada de trabajo. Por lo que no será necesario registrar las pausas del trabajo. Por ejemplo, si un trabajador tiene un horario de nueve de la mañana a dos de la tarde y de cuatro de la tarde a siete de la tarde, en el registro se tiene que guardar la entrada a las nueve de la mañana y la salida a las siete de la tarde, salvo que el convenio colectivo estipule otra cosa.
«El Registro debe ser diario y recoger el inicio y fin de cada jornada de trabajo»
Claudia González – Abogada Laboralista en Law Working Group – Legal Services –
¿Qué medios pueden utilizar los empresarios para llevar a cabo el registro de jornada laboral?
Pues bien, la normativa vigente no especifica nada en concreto sobre cómo debe de llevarse a cabo el registro, por lo que, en principio, es válido cualquier sistema que sea fiable, objetivo y que no pueda ser modificado o alterado ni por la empresa ni por los trabajadores.
Puede ser:
- Un documento escrito, donde además de recogerse el horario de entrada y salida, deba firmar diariamente el trabajador.
- Un fichero de Excel.
- Un sistema de entrada con llave, tarjeta o huella dactilar en el que se recoja la fecha y hora de entrada y salida.
Sea como sea, es el empresario el que debe decidir cuál será el método que quiere aplicar en su empresa, salvo que se negocie con sus trabajadores cómo hacerlo.
Además, el método que se elija, sea cual sea, no debe suponer ningún coste al trabajador, corriendo con los gastos de instalación y mantenimiento el propio empresario.
¿Cuál es la finalidad del registro de jornada laboral?
La obligatoriedad del empresario de realizar un registro de jornada laboral a cada uno de los trabajadores tiene como objetivo principal evitar la realización de horas extraordinarias por parte del trabajador, o que en caso de que se realicen, sean correctamente abonadas por la empresa y el trabajador tenga una forma de acreditar su realización.
Es por eso que la Inspección de Trabajo ha decidido intensificar el control del cumplimiento de la normativa del tiempo de trabajo. Así, cuando los inspectores realizan sus correspondientes visitas para controlar esta materia, actúan sobre cuatro aspectos:
- Comprobar la realización de horas extraordinarias y que éstas no superen el máximo legal (80 horas anuales).
- La remuneración y cotización de las mismas.
- El registro de la jornada por parte de la empresa.
- Que, tal y como lo exige la ley, los representantes de los trabajadores estén siendo informados de su realización.
¿Cuáles son los medios que NO pueden utilizar los empresarios para el registro de jornada?
Está claro que no sirven como métodos de registro de jornada diarios los calendarios laborales ni los cuadrantes, ya que estos documentos lo único que acreditan son la previsión de trabajo y, por lo tanto, se realizan antes de realizar la jornada laboral.
Como consecuencia, mediante estos métodos, no quedarían acreditadas las jornadas realizadas de forma diaria ni la existencia de horas extraordinarias, que es el verdadero objetivo de esta medida.
Por otro lado, hay otro tipo de métodos que han sido utilizados por algunos empresarios y que, finalmente, han causado conflictos entre los tribunales por considerarse nulos para la realización del registro de jornada laboral.
Por ejemplo, el 6 de febrero de 2019 la Audiencia Nacional consideró nula la obligación establecida por una empresa, de utilizar un sistema de fichaje mediante los teléfonos móviles personales de cada trabajador.
Así mismo, el Tribunal Supremo, en su Sentencia de 16 de julio de 2019 tampoco consideró válida la utilización de los datos GPS de sus trabajadores, ya que dicho sistema excluye de su control una parte de la jornada que se realiza antes y después de acceder al vehículo en el que dicho sistema GPS está instalado.
¿Cuáles son las consecuencias en caso de no cumplir con el calendario laboral y con registro de jornada laboral por parte del empresario y del trabajador?
Ya sabemos que la responsabilidad de disponer de un calendario laboral y de su mantenimiento es siempre de la empresa, por lo que el incumplimiento de esta obligación es sancionable por parte de la Inspección de Trabajo.
Esta infracción se considera leve y acarrea una sanción que oscila entre los 60 a los 625 euros, según la graduación que el inspector determine.
Por otro lado, en el caso de que la empresa no cumpla con el registro de jornada laboral de una manera adecuada, se puede considerar por parte del inspector de trabajo como una infracción grave según la ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, que conllevaría sanciones económicas que varían desde los 626 euros hasta los 6.250€.
En cuanto al trabajador, en caso de incumplimiento por no realizar un correcto registro del horario laboral, puede que se desprendan consecuencias que pueden llevar desde una sanción hasta incluso un despido disciplinario por no cumplir la normativa.
No obstante, en caso de que se produjesen situaciones más leves como, por ejemplo, que el trabajador tuviese algún retraso en el fichaje de entrada, el empresario podrá descontar dicho tiempo de su salario.
¿Hay otro tipo de registros obligatorios o el registro de jornada es el único?
En el Estatuto de los Trabajadores, antes de la nueva normativa sobre el registro de jornada laboral, ya existía la obligación de registrar ciertas jornadas de trabajo como, por ejemplo, el registro de jornada a trabajadores a tiempo parcial o el registro de todas las horas extraordinarias, según su artículo 35.5.
Por lo tanto, la nueva obligación no elimina las anteriores, sino que las complementa, pudiendo los empresarios optar, si lo prefieren, por unificar todas las opciones de registro en uno solo.
¿Cuánto tiempo debe guardar la empresa los registros de jornada laboral?
La empresa deberá conservar los registros de jornada de todos sus trabajadores durante cuatro años, estando durante ese tiempo a disposición de los trabajadores y sus representantes legales.
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